Digitales Fundbüro – Gemeinde Neuenkirchen-Vörden setzt auf Fundsachenverwaltung mit VOIS | FB

Seit Anfang des Jahres vereinfacht die Fundbüro-Software VOIS | FB die Verwaltung der Gemeinde Neuenkirchen-Vörden rund um ein Fundstück. Die Kommune setzt damit auf einen weiteren Baustein der VOIS-Familie. Bei dem Baukastensystem handelt es sich um eine sowohl softwareseitige als auch organisatorische Plattform, in die verschiedene Fachverfahren integriert werden können.

Das Fachverfahren VOIS | FB unterstützt Verwaltungen bei der Abwicklung von Fund- und Verlustanzeigen. Die Software ist dabei so konzipiert, dass sie sich perfekt an die Bedarfe jeder Verwaltungsgröße anpassen lässt. „In Neuenkirchen-Vörden gibt es nur bedingt Fundstücke. Wir nutzen die Software also bei weitem nicht jeden Tag“, bestätigt Heike Grafemeyer vom Amt für Bürgerservice und Zentrale Verwaltung. Trotzdem ist sie firm in der Anwendung der Software. „Wir arbeiten bereits länger mit VOIS. Das ganze System ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen“, lobt Heike Grafemeyer. „So war auch der Umgang mit der neuen Fundbüro-Software durch das einheitliche Look-and-Feel und eine ähnliche Programm- und Vorgangslogik sofort selbsterklärend.“

Interoperabilität durch die VOIS-Plattform

In der Gemeinde Neuenkirchen-Vörden trägt die neue Software durch diese Vorteile spürbar dazu bei, Arbeitsprozesse zu beschleunigen und Fehlerquellen zu minimieren. Denn die auf der VOIS-Plattform eingebundenen Fachverfahren interagieren medienbruchfrei miteinander. „Durch die Vernetzung der einzelnen Fachverfahren über die VOIS-Plattform kann VOIS | FB bei der Eingabe von Namen über Schnittstellen die Personenadressen aus dem Einwohnermeldeamt (MESO) abfragen und sie automatisch in den Vorgang übernehmen“, erklärt Elfi Buchholz, Produktmanagerin Meldewesen und Wahlen, beispielhaft den Synergieeffekt.

Fundsachenverwaltung komplett digital

Doch nicht nur die Plattform überzeugt. Auch die Fundbüro-Software selbst punktet mit ihren Funktionalitäten. Über einfache Vorgänge lassen sich Fund- und Verlustanzeigen oder Sammellieferungen erfassen, Benachrichtigungen oder Verlustbescheinigungen erstellen. Vorgegebene Kategorien erleichtern dabei die einheitliche Eingabe von Fundstücken. Gesetzlich oder individuell festgelegte Freigabe- oder Versteigerungsfristen werden automatisch überwacht. Ohne zusätzlichen Aufwand können Daten in die Homepage, in Landesportale und in das deutschlandweite Portal fundbürodeutschland.de integriert werden. Wie umfassend die veröffentlichten Gegenstandsbeschreibungen sind, lässt sich individuell bestimmen. Bürger*innen können somit auch rund um die Uhr online nach Fundsachen suchen oder an Fundversteigerungen teilnehmen. „Im Grunde bringt die Software Verlierer, Finder und die öffentliche Verwaltung auf einem einzigen Online-Fundbüro-Portal zusammen – mit zusätzlichen Optionen in der Software, die auch im Kontext der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis Ende 2022 Relevanz bekommen werden“, gibt Elfi Buchholz Einblick in die Zukunftsfähigkeit des VOIS-Bausteins.