Digitales Fundbüro – Gemeinde Neuenkirchen-Vörden setzt auf Fundsachenverwaltung mit VOIS | FB

Seit Anfang des Jahres vereinfacht die Fundbüro-Software VOIS | FB die Verwaltung der Gemeinde Neuenkirchen-Vörden rund um ein Fundstück. Die Kommune setzt damit auf einen weiteren Baustein der VOIS-Familie. Bei dem Baukastensystem handelt es sich um eine sowohl softwareseitige als auch organisatorische Plattform, in die verschiedene Fachverfahren integriert werden können.

Das Fachverfahren VOIS | FB unterstützt Verwaltungen bei der Abwicklung von Fund- und Verlustanzeigen. Die Software ist dabei so konzipiert, dass sie sich perfekt an die Bedarfe jeder Verwaltungsgröße anpassen lässt. „In Neuenkirchen-Vörden gibt es nur bedingt Fundstücke. Wir nutzen die Software also bei weitem nicht jeden Tag“, bestätigt Heike Grafemeyer vom Amt für Bürgerservice und Zentrale Verwaltung. Trotzdem ist sie firm in der Anwendung der Software. „Wir arbeiten bereits länger mit VOIS. Das ganze System ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen“, lobt Heike Grafemeyer. „So war auch der Umgang mit der neuen Fundbüro-Software durch das einheitliche Look-and-Feel und eine ähnliche Programm- und Vorgangslogik sofort selbsterklärend.“

Interoperabilität durch die VOIS-Plattform

In der Gemeinde Neuenkirchen-Vörden trägt die neue Software durch diese Vorteile spürbar dazu bei, Arbeitsprozesse zu beschleunigen und Fehlerquellen zu minimieren. Denn die auf der VOIS-Plattform eingebundenen Fachverfahren interagieren medienbruchfrei miteinander. „Durch die Vernetzung der einzelnen Fachverfahren über die VOIS-Plattform kann VOIS | FB bei der Eingabe von Namen über Schnittstellen die Personenadressen aus dem Einwohnermeldeamt (MESO) abfragen und sie automatisch in den Vorgang übernehmen“, erklärt Elfi Buchholz, Produktmanagerin Meldewesen und Wahlen, beispielhaft den Synergieeffekt.

Fundsachenverwaltung komplett digital

Doch nicht nur die Plattform überzeugt. Auch die Fundbüro-Software selbst punktet mit ihren Funktionalitäten. Über einfache Vorgänge lassen sich Fund- und Verlustanzeigen oder Sammellieferungen erfassen, Benachrichtigungen oder Verlustbescheinigungen erstellen. Vorgegebene Kategorien erleichtern dabei die einheitliche Eingabe von Fundstücken. Gesetzlich oder individuell festgelegte Freigabe- oder Versteigerungsfristen werden automatisch überwacht. Ohne zusätzlichen Aufwand können Daten in die Homepage, in Landesportale und in das deutschlandweite Portal fundbürodeutschland.de integriert werden. Wie umfassend die veröffentlichten Gegenstandsbeschreibungen sind, lässt sich individuell bestimmen. Bürger*innen können somit auch rund um die Uhr online nach Fundsachen suchen oder an Fundversteigerungen teilnehmen. „Im Grunde bringt die Software Verlierer, Finder und die öffentliche Verwaltung auf einem einzigen Online-Fundbüro-Portal zusammen – mit zusätzlichen Optionen in der Software, die auch im Kontext der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis Ende 2022 Relevanz bekommen werden“, gibt Elfi Buchholz Einblick in die Zukunftsfähigkeit des VOIS-Bausteins.

Kritische Sicherheitslücke

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Anwenderinnen, Anwender und Partner,

wie das BSI am Wochenende verkündet hat, liegt eine neue kritische Sicherheitslücke mit der Warnstufe „Hoch“ in bestimmten Versionen von Log4j, der Logging-Komponente für Java und OpenJDK-Anwendungen, vor: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Cybersicherheitswarnungen/DE/2021/2021-549032-10F2.pdf?__blob=publicationFile&v=6

Die Produkte PC-KLAUS, iAuskunft, Fundbürodeutschland sind von der beschriebenen Problemlage nicht betroffen, da Log4j keine Verwendung findet. Die PC-KLAUS-IRIS (nur im Bereich Gewerbe und Prostitution) ist von der beschriebenen Problemlage nicht unmittelbar betroffen, da keine Log4j-Version aus dem betroffenen Versionsspektrum verwendet wird.

Obwohl wir im Bereich der Iris nicht von der Sicherheitslücke betroffen sind, werden wir zeitnah Aktualisierungen bereitstellen, um die verwendete Log4j-Version auf den aktuellen Stand zu bringen. Sie erhalten dahingehend zeitnah über die gewohnten Kanäle entsprechende Update-Benachrichtigungen für unsere Produkte.

GS-Computerservice
Niederlassungsleister
Tobias Heckmann
 
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Unsere Fundbüro Community wächst weiter

Nachdem unsere neue Fundbürosoftware VOIS | FB im November 2020 erfolgreich veröffentlicht wurden, konnten wir im ersten Halbjahr 2021 bereits über 80 Neukunden gewinnen und an www.fundbürodeutschland.de anbinden.

Besonders freut es uns, dass wir neben unserem Kommunalen Kunden auch im Partnerbereich viele am Markt sehr etablierte und zuverlässige Partner gewinnen konnten. Dazu zählen unter anderem:

  • Citeq – Münster
  • ekom21 – KGRZ Hessen
  • KID – Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH
  • Zweckverband Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern (eGo-MV)
  • ITEBS Informationstechnologie Braunschweig GmbH
  • KDO Service GmbH Oldenburg
  • KIV Thüringen GmbH
  • Kommunale Dienste Göttingen (KDG)
  • KommWis – Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH
  • ITK Harburg
  • Herrmann + Kleindienst GmbH (Saarland)

Unsere Partner sorgen dafür, dass unsere VOIS Produkte regional betrieben werden, damit Sie als Kunden eine optimale Vorort Betreuung erhalten. Wir bedanken uns bei unseren Verwaltungen und Partnern für das Vertrauen und freuen uns auf eine langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit.
 
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Der Zweckverband Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern setzt zukünftig auf unsere Fundbürosoftware VOIS | FB und www.fundbürodeutschland.de

Mit VOIS | FB setzt der Zweckverband in Mecklenburg-Vorpommern zukünftig auf unsere neue und moderne Fundbürosoftware, die auf der zentralen VOIS-Plattform des ZV eGo-MV betrieben wird. Alternativ steht zusätzlich auch ein autonomer Betrieb zur Verfügung. VOIS | FB verbindet nicht nur Verlierer und Finder online über die Online-Fundbüro-Portallösung www.fundbuerodeutschland.de mit der kommunalen Verwaltung, sondern liefert zusätzlich eine ganze Reihe von Optionen, die auch gerade im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes bis Ende 2022 Relevanz haben. Einheitliches Look-and-Feel mit der einheitlichen VOIS | Plattform-Oberfläche, schnelles Suchen sowie eine einfache Verwaltung von Fundsachen bietet die Fundbüroverwaltung VOIS | FB. Das Fachverfahren unterstützt Verwaltungen bei der kompletten Abwicklung von Fund- und Verlustanzeigen. Die Fundsachenverwaltung ist dabei so konzipiert, dass sie sich perfekt an die unterschiedlichen Anforderungen jeder Verwaltungsgröße anpassen lässt.

Im VOIS | FB sind folgende Fachverfahren enthalten:

  • Fundbüro
  • Fundbüro-Versteigerung
  • Fundbüro-Online

Zusätzlich steht ein umfangreiches Paket an Online-Funktionen zur Verfügung. So kann z. B. ein verlorener oder gefundener Ausweis über das Fachverfahren VOIS | MESO der Meldebehörde als verlustig oder gefunden angezeigt werden. Wohnt der Verlierer im Meldebezirk wird er unmittelbar informiert über das im Fundbüro aufgetauchte Dokument, falls nicht, wird der Ausweis an die zuständige Meldebehörde weitergeleitet und der Verlierer dann von dort informiert. Der Vorgang ist online absolviert natürlich wesentlich schneller und einfacher vollziehbar. Und sollte der Verlierer in seinem Meldebereich bereits einen neuen Ausweis beantragt haben, vermeidet die Verwaltung eine unnütze Ausstellung, weil sie bereits informiert ist, dass der Ausweis gefunden und auf dem Wege zum legitimen Besitzer ist.

Bei der Katalogisierung der Fundstücke wird die Arbeit ebenfalls vereinfacht durch die sogenannte Autovervollständigung bei der Eingabe der notwendigen Daten. Das spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch das Wiederfinden. So ist klar, dass die Begriffe Smartphone, Handy, Mobiltelefon etc. dasselbe meinen oder auch Markennamen von Mobiltelefonen automatisch der Kategorie Mobiltelefon zugeordnet werden.

Ebenfalls automatisiert ist die Einhaltung der Fristen zum eventuellen Eigentumserwerb für den Finder, die Vernichtung bei Nichtabholung von z. B. Dokumenten oder die potentielle Versteigerung von Wertgegenständen, die nach sechs Monaten nicht abgeholt worden sind.

Dabei spielt übrigens noch ein ressourcenschonender Aspekt eine Rolle. Mobiltelefone, die nicht abgeholt wurden, mussten aus Datenschutzgründen von den Fundbüros der Kommunen bisher vernichtet werden. Ab jetzt können diese Geräte über den GS-Computerservice Eschwege einer DSGVO-konformen Datenlöschung zugeführt werden und dann entweder von den Kommunen versteigert oder dem Finder mit Eigentumserwerb angeboten werden.

Wir bedanken uns bei dem eGo-MV für das Vertrauen und freuen uns auf eine langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit!

Homepage des eGo-MV: www.ego-mv.de
 
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Die Krise als Chance – Erfolgsaussichten im Jahr 2021

Die Corona Pandemie hat unser Land noch immer fest im Griff und zwingt auch uns als HSH, als Gesamtunternehmen, umzudenken und neue Wege zu gehen. Unsere Aufgabe besteht nicht mehr nur darin, unseren Kunden hochwertige Softwareprodukte mit gutem Service zu bieten, es geht nun auch darum, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestmöglich zu schützen und dabei die Sicherung des Unternehmenserfolgs nicht aus den Augen zu verlieren.

Viele Prozesse in unserer Firma wurden in den letzten Monaten neu durchdacht und optimiert. Viele unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten nun im Homeoffice, Hygienemaßnahmen wurden durchgesetzt und unser Außendienst konnte – auch dank der Mithilfe unserer Kunden fast vollständig auf Online-Kommunikation umgestellt werden.

So können wir heute neben Präsentationen auch vollständige Softwareauslieferungen und Schulungen per Fernwartung und Online-Seminar durchführen. Nicht nur bei uns, sondern auch bei den Kunden hat die Pandemie eine beschleunigte Entwicklung der Digitalisierung ausgelöst. Die gilt es nun, gemeinsam zu meistern.

Wenn wir heute einen Rückblick auf die vergangenen drei Monate wagen, stellen wir fest, dass wir auch dank dem beeindruckenden Krisenmanagement unserer Kunden auf einen erfolgreichen Jahreswechsel 2020/2021 schauen können!

So ist im November 2020 unsere überarbeitete Fundbüroplattform www.fundbürodeutschland.de online gegangen. Zeitgleich fand die Markteinführung der neuen Fundbürosoftware VOIS | FB statt. In den letzten drei Monaten konnten bereits 30 Neukunden wie die Hansestadt Lüneburg, die Stadt Lingen (Ems), die Stadt Husum, die Kreisstadt Steinfurt, die Stadt Wismar und viele weitere Verwaltungen auf VOIS | FB umgestellt werden.

Zusätzlich haben unsere Partner mit dem Rollout von VOIS | FB begonnen. Auch für die Fischereischeinsoftware VOIS | FIS, die schon 2018 auf den Markt kam, konnten zehn Neukunden gewonnen werden. Mit der Gemeinde Ovelgönne wurde dann auch im Januar 2021 der erste PC-KLAUS Gewerbekunde auf VOIS | GESO umgestellt.

Wir bedanken uns daher ausdrücklich bei allen Kunden und Partnern für das Vertrauen und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit in hoffentlich schnellstmöglicher Normalität.

Wenn auch SIE Interesse an einem unserer VOIS Produkte haben, ob Softwarelösungen z. B. für die Bereiche Gewerbe, Erlaubnisse, Fundbüro, Meldewesen, Verkehrsbeschränkungen oder Fischereischein, dann setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung. Gerne vereinbaren wir einen unverbindlichen und kostenfreien Präsentationstermin.
 
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Neue VOIS-Technologie für ganz Rheinland-Pfalz – Ein Quantensprung

Während Deutschland die Pfingstfeiertage genoss, wurde in Rheinland-Pfalz in den Bürgerämtern, Stadt- und Gemeindeverwaltungen intensiv gearbeitet. Weshalb? Im gesamten Land wurde die neue Verwaltungssoftware VOIS | MESO für das Meldewesen eingeführt. Da dies flächendeckend und gleichzeitig passierte, war eine straff durchorganisierte Vorbereitung und Umsetzung geboten. Die Corona-Krise und die damit verbundenen Kontaktbeschränkungen kamen nach fast drei Jahren Vorlauf erschwerend hinzu. Die Akteure: über 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltungen in Rheinland-Pfalz, die KommWis GmbH als kommunaler IT-Dienstleister im Bundesland, die landeseigenen Rechenzentren KDZ und KGRZ und die HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH aus Ahrensfelde bei Berlin, die gemeinsam den Kraftakt der Umstellung auf die neue Plattform-Verwaltungs-Software VOIS und speziell im Einwohnerwesen auf VOIS | MESO vor Ort zu bewältigen hatten.

Die HSH hatte bereits vor 17 Jahren das bislang genutzte Fachverfahren für das Einwohnerwesen MESO-Classic in Rheinland-Pfalz eingeführt. Beim nun vollzogenen Update-Verfahren wurden in einer Kernzeit von 10 Stunden insgesamt mehr als doppelt so viele Daten migriert als Rheinland-Pfalz Einwohner hat (4.133.440, Stand 31.05.2020). Da eine einfache Datenübertragung auf Grund des neuen Datenmodells nicht möglich war, mussten die Daten für die neue VOIS-Plattform in den 170 Meldebehörden des Landes Rheinland-Pfalz konfiguriert werden. Der in Verwaltungsumstellungen ansonsten routinierte Leiter der VOIS-Plattform der HSH, Sven Knochmuß, nennt diese Zahlen mit gebührendem Respekt und vorsichtigem Stolz.

Die Landeshauptstadt Mainz mit der größten Meldebehörde des Landes hatte es noch vor den Corona-Beschränkungen geschafft, 90 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Präsenzschulungen auf die Umstellung vorzubereiten, so Jens Hessel, der Abteilungsleiter Bürgerservice der Mainzer Stadtverwaltung. Diese Tatsache und auch die hilfreiche Präsenz der HSH-Mitarbeiter führten dazu, dass die Verwaltungen in Mainz und den meisten anderen großen Städten in Rheinland-Pfalz bereits am Pfingst-Samstag wieder komplett arbeitsfähig waren.

Jens Hessel sieht den klaren Vorteil von VOIS | MESO in den schnelleren Arbeitsprozessen. Außerdem gibt es auf Grund der Plattformstruktur der Software die Möglichkeit, mehrere Module gleichzeitig aufrufen und bearbeiten zu können. Dies spart sowohl Zeit, was für den Kundenbetrieb ein deutliches Plus darstellt, und es lassen sich viele andere Verwaltungsfachverfahren auf derselben Plattform installieren. Diese nächsten Schritte sind, so Hessel, bereits geplant, denn die Verwaltungsdigitalisierung würde nur einen Sinn ergeben, wenn sie auf breiter Basis in den nächsten ein bis drei Jahren umgesetzt würde.

Die KommWis GmbH als Tochterunternehmen der rheinland-pfälzischen kommunalen Spitzenverbände, des Gemeinde- und Städtebundes, des Städtetages und Landkreistages und der direkte Vertragspartner der HSH bei der Umsetzung der Verfahrensumstellung hatte sich trotz der Corona-Beschränkungen entschlossen, das Großprojekt, wie geplant zu finalisieren. Um auch die restlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf diese Herausforderung vorzubereiten, wurden in kurzer Zeit Online-Schulungen entwickelt, die zusammen mit dem kommunalen Gebietsrechenzentrum ekom21 – KGRZ Hessen angeboten wurden.

Das Resümee von KommWis-Geschäftsführer Hans-Jürgen Eckert nach der erfolgreichen Umstellung: Der Aufwand und das Risiko, auch in Zeiten von Corona die Umstellung auf VOIS | MESO zu wagen, haben sich gelohnt. Alle beteiligten Firmen und Kollegen hätten die letzten zweieinhalb Jahre für diesen Erfolg gearbeitet und ihn punktgenau realisiert. Neben der Schnelligkeit des neuen Verfahrens und der gemeinsamen Plattformoberfläche von VOIS ist die Mitarbeiterbindung in Verwaltungen durch die verfahrensübergreifende nutzerfreundliche Einheitlichkeit der Anwendungen ein weiterer Pluspunkt. Nach dem Musketier-Prinzip „Einer für alle – alle für einen!“ kann ein Mitarbeiter viele Verfahren ohne Umstellungs- und Einarbeitungsaufwand im Rahmen der datenschutzrechtlichen Erforderlichkeit bedienen oder nutzen – oder eben viele Mitarbeiter ohne Probleme auf ein Verfahren zugreifen. Aus diesem Grunde wurde mit der Umstellung des Einwohnerverfahrens gleichzeitig auch landesweit eine neue VOIS-Lösung zur Ausstellung von Fischereischeinen (VOIS | FIS) sowie bei vielen Kommunen VOIS | GEKA (Gebührenkasse) und VOIS | PAM (Bewohner-, Gäste-, Handwerkerparken usw.) eingeführt. Mit VOIS sei der Start einer neuen Zeitrechnung in der Verwaltungsdigitalisierung möglich geworden.

Auch Stephan Hauber, Geschäftsführer der HSH GmbH begleitete den Umstellungsprozess in Rheinland-Pfalz gemeinsam mit anderen Kollegen der HSH in der Landeshauptstadt Mainz live. Mit der erfolgreichen Umstellung auf VOIS | MESO ist erstmals das Meldewesen eines kompletten Flächenlandes auf einmal mit der neuen Plattform-Technologie ausgestattet worden – und sie läuft! Dafür haben sich die gemeinsamen Anstrengungen gelohnt.
 
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Fundbüro 4.0 – neue VOIS-Verwaltungssoftware am Start – Verlierer, Finder und Verwaltungen werden „Gewinner“ mit www.fundbürodeutschland.de

„Wer sucht – der findet!“ so die Redewendung aus der Bergpredigt. Die Stadt Emden geht diesbezüglich ab dem 2. Juni pragmatischere Wege jenseits des Glaubens und installiert in ihrer Verwaltung ab Juni die neue VOIS | FB Fundbüro-Software, entwickelt und installiert vom der HSH Niederlassung GS-Computerservice Eschwege. Sie verbindet nicht nur Verlierer und Finder online über die erste und einzig seriöse Online-Fundbüro-Portallösung www.fundbürodeutschland.de mit der kommunalen Verwaltung sondern liefert zusätzlich eine ganze Reihe von Optionen, die auch gerade im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes bis Ende 2022 Relevanz haben.

Grundsätzlich hilfreich ist schon die einheitliche VOIS | Plattform-Oberfläche und die darüber verbundenen Verwaltungs-Fachverfahren. So kann z.B. ein verlorener oder gefundener Ausweis über das Fachverfahren VOIS | MESO der Meldebehörde als verlustig oder gefunden angezeigt werden. Wohnt der Verlierer im Meldebezirk wird er unmittelbar informiert über das im Fundbüro aufgetauchte Dokument, falls nicht, wird der Ausweis an die zuständige Meldebehörde weitergeleitet und der Verlierer dann von dort informiert. Der Vorgang ist online absolviert natürlich wesentlich schneller und einfacher vollziehbar. Und sollte der Verlierer in seinem Meldebereich bereits einen neuen Ausweis beantragt haben, vermeidet die Verwaltung eine unnütze Ausstellung, weil sie bereits informiert ist, dass der Ausweis gefunden und auf dem Wege zum legitimen Besitzer ist.

Bei der Katalogisierung der Fundstücke wird die Arbeit ebenfalls vereinfacht durch die sogenannte Autovervollständigung bei der Eingabe der notwendigen Daten. Das spart nicht nur Zeit sondern erleichtert auch das Wiederfinden. So ist klar, dass die Begriffe Smartphone, Handy, Mobiltelefon etc. dasselbe meinen oder auch Markennamen von Mobiltelefonen automatisch der Kategorie Mobiltelefon zugeordnet werden.

Ebenfalls automatisiert ist die Einhaltung der Fristen zum eventuellen Eigentumserwerb für den Finder, die Vernichtung bei Nichtabholung von z.B. Dokumenten oder die potentielle Versteigerung von Wertgegenständen, die nach sechs Monaten nicht abgeholt worden sind.

Dabei spielt übrigens noch ein ressourcenschonender Aspekt eine Rolle. Mobiltelefone, die nicht abgeholt wurden, mußten aus Datenschutzgründen von den Fundbüros der Kommunen bisher vernichtet werden.

Ab jetzt können diese Geräte über den GS-Computerservice Eschwege einer DSGVO-konformen Datenlöschung zugeführt werden und dann entweder von den Kommunen versteigert oder dem Finder mit Eigentumserwerb angeboten werden.

Zusammengefasst kann man sagen: Emden hat mit der Entscheidung für das VOIS | FB (Fundbüro) sicher nichts falsch gemacht und geht mit gutem Beispiel voran.

Herzlichen Glückwunsch Emden!
 
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