Neue VOIS-Technologie für ganz Rheinland-Pfalz – Ein Quantensprung

Während Deutschland die Pfingstfeiertage genoss, wurde in Rheinland-Pfalz in den Bürgerämtern, Stadt- und Gemeindeverwaltungen intensiv gearbeitet. Weshalb? Im gesamten Land wurde die neue Verwaltungssoftware VOIS | MESO für das Meldewesen eingeführt. Da dies flächendeckend und gleichzeitig passierte, war eine straff durchorganisierte Vorbereitung und Umsetzung geboten. Die Corona-Krise und die damit verbundenen Kontaktbeschränkungen kamen nach fast drei Jahren Vorlauf erschwerend hinzu. Die Akteure: über 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltungen in Rheinland-Pfalz, die KommWis GmbH als kommunaler IT-Dienstleister im Bundesland, die landeseigenen Rechenzentren KDZ und KGRZ und die HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH aus Ahrensfelde bei Berlin, die gemeinsam den Kraftakt der Umstellung auf die neue Plattform-Verwaltungs-Software VOIS und speziell im Einwohnerwesen auf VOIS | MESO vor Ort zu bewältigen hatten.

Die HSH hatte bereits vor 17 Jahren das bislang genutzte Fachverfahren für das Einwohnerwesen MESO-Classic in Rheinland-Pfalz eingeführt. Beim nun vollzogenen Update-Verfahren wurden in einer Kernzeit von 10 Stunden insgesamt mehr als doppelt so viele Daten migriert als Rheinland-Pfalz Einwohner hat (4.133.440, Stand 31.05.2020). Da eine einfache Datenübertragung auf Grund des neuen Datenmodells nicht möglich war, mussten die Daten für die neue VOIS-Plattform in den 170 Meldebehörden des Landes Rheinland-Pfalz konfiguriert werden. Der in Verwaltungsumstellungen ansonsten routinierte Leiter der VOIS-Plattform der HSH, Sven Knochmuß, nennt diese Zahlen mit gebührendem Respekt und vorsichtigem Stolz.

Die Landeshauptstadt Mainz mit der größten Meldebehörde des Landes hatte es noch vor den Corona-Beschränkungen geschafft, 90 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Präsenzschulungen auf die Umstellung vorzubereiten, so Jens Hessel, der Abteilungsleiter Bürgerservice der Mainzer Stadtverwaltung. Diese Tatsache und auch die hilfreiche Präsenz der HSH-Mitarbeiter führten dazu, dass die Verwaltungen in Mainz und den meisten anderen großen Städten in Rheinland-Pfalz bereits am Pfingst-Samstag wieder komplett arbeitsfähig waren.

Jens Hessel sieht den klaren Vorteil von VOIS | MESO in den schnelleren Arbeitsprozessen. Außerdem gibt es auf Grund der Plattformstruktur der Software die Möglichkeit, mehrere Module gleichzeitig aufrufen und bearbeiten zu können. Dies spart sowohl Zeit, was für den Kundenbetrieb ein deutliches Plus darstellt, und es lassen sich viele andere Verwaltungsfachverfahren auf derselben Plattform installieren. Diese nächsten Schritte sind, so Hessel, bereits geplant, denn die Verwaltungsdigitalisierung würde nur einen Sinn ergeben, wenn sie auf breiter Basis in den nächsten ein bis drei Jahren umgesetzt würde.

Die KommWis GmbH als Tochterunternehmen der rheinland-pfälzischen kommunalen Spitzenverbände, des Gemeinde- und Städtebundes, des Städtetages und Landkreistages und der direkte Vertragspartner der HSH bei der Umsetzung der Verfahrensumstellung hatte sich trotz der Corona-Beschränkungen entschlossen, das Großprojekt, wie geplant zu finalisieren. Um auch die restlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf diese Herausforderung vorzubereiten, wurden in kurzer Zeit Online-Schulungen entwickelt, die zusammen mit dem kommunalen Gebietsrechenzentrum ekom21 – KGRZ Hessen angeboten wurden.

Das Resümee von KommWis-Geschäftsführer Hans-Jürgen Eckert nach der erfolgreichen Umstellung: Der Aufwand und das Risiko, auch in Zeiten von Corona die Umstellung auf VOIS | MESO zu wagen, haben sich gelohnt. Alle beteiligten Firmen und Kollegen hätten die letzten zweieinhalb Jahre für diesen Erfolg gearbeitet und ihn punktgenau realisiert. Neben der Schnelligkeit des neuen Verfahrens und der gemeinsamen Plattformoberfläche von VOIS ist die Mitarbeiterbindung in Verwaltungen durch die verfahrensübergreifende nutzerfreundliche Einheitlichkeit der Anwendungen ein weiterer Pluspunkt. Nach dem Musketier-Prinzip „Einer für alle – alle für einen!“ kann ein Mitarbeiter viele Verfahren ohne Umstellungs- und Einarbeitungsaufwand im Rahmen der datenschutzrechtlichen Erforderlichkeit bedienen oder nutzen – oder eben viele Mitarbeiter ohne Probleme auf ein Verfahren zugreifen. Aus diesem Grunde wurde mit der Umstellung des Einwohnerverfahrens gleichzeitig auch landesweit eine neue VOIS-Lösung zur Ausstellung von Fischereischeinen (VOIS | FIS) sowie bei vielen Kommunen VOIS | GEKA (Gebührenkasse) und VOIS | PAM (Bewohner-, Gäste-, Handwerkerparken usw.) eingeführt. Mit VOIS sei der Start einer neuen Zeitrechnung in der Verwaltungsdigitalisierung möglich geworden.

Auch Stephan Hauber, Geschäftsführer der HSH GmbH begleitete den Umstellungsprozess in Rheinland-Pfalz gemeinsam mit anderen Kollegen der HSH in der Landeshauptstadt Mainz live. Mit der erfolgreichen Umstellung auf VOIS | MESO ist erstmals das Meldewesen eines kompletten Flächenlandes auf einmal mit der neuen Plattform-Technologie ausgestattet worden – und sie läuft! Dafür haben sich die gemeinsamen Anstrengungen gelohnt.
 
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Fundbüro 4.0 – neue VOIS-Verwaltungssoftware am Start – Verlierer, Finder und Verwaltungen werden „Gewinner“ mit www.fundbürodeutschland.de

„Wer sucht – der findet!“ so die Redewendung aus der Bergpredigt. Die Stadt Emden geht diesbezüglich ab dem 2. Juni pragmatischere Wege jenseits des Glaubens und installiert in ihrer Verwaltung ab Juni die neue VOIS | FB Fundbüro-Software, entwickelt und installiert vom der HSH Niederlassung GS-Computerservice Eschwege. Sie verbindet nicht nur Verlierer und Finder online über die erste und einzig seriöse Online-Fundbüro-Portallösung www.fundbürodeutschland.de mit der kommunalen Verwaltung sondern liefert zusätzlich eine ganze Reihe von Optionen, die auch gerade im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes bis Ende 2022 Relevanz haben.

Grundsätzlich hilfreich ist schon die einheitliche VOIS | Plattform-Oberfläche und die darüber verbundenen Verwaltungs-Fachverfahren. So kann z.B. ein verlorener oder gefundener Ausweis über das Fachverfahren VOIS | MESO der Meldebehörde als verlustig oder gefunden angezeigt werden. Wohnt der Verlierer im Meldebezirk wird er unmittelbar informiert über das im Fundbüro aufgetauchte Dokument, falls nicht, wird der Ausweis an die zuständige Meldebehörde weitergeleitet und der Verlierer dann von dort informiert. Der Vorgang ist online absolviert natürlich wesentlich schneller und einfacher vollziehbar. Und sollte der Verlierer in seinem Meldebereich bereits einen neuen Ausweis beantragt haben, vermeidet die Verwaltung eine unnütze Ausstellung, weil sie bereits informiert ist, dass der Ausweis gefunden und auf dem Wege zum legitimen Besitzer ist.

Bei der Katalogisierung der Fundstücke wird die Arbeit ebenfalls vereinfacht durch die sogenannte Autovervollständigung bei der Eingabe der notwendigen Daten. Das spart nicht nur Zeit sondern erleichtert auch das Wiederfinden. So ist klar, dass die Begriffe Smartphone, Handy, Mobiltelefon etc. dasselbe meinen oder auch Markennamen von Mobiltelefonen automatisch der Kategorie Mobiltelefon zugeordnet werden.

Ebenfalls automatisiert ist die Einhaltung der Fristen zum eventuellen Eigentumserwerb für den Finder, die Vernichtung bei Nichtabholung von z.B. Dokumenten oder die potentielle Versteigerung von Wertgegenständen, die nach sechs Monaten nicht abgeholt worden sind.

Dabei spielt übrigens noch ein ressourcenschonender Aspekt eine Rolle. Mobiltelefone, die nicht abgeholt wurden, mußten aus Datenschutzgründen von den Fundbüros der Kommunen bisher vernichtet werden.

Ab jetzt können diese Geräte über den GS-Computerservice Eschwege einer DSGVO-konformen Datenlöschung zugeführt werden und dann entweder von den Kommunen versteigert oder dem Finder mit Eigentumserwerb angeboten werden.

Zusammengefasst kann man sagen: Emden hat mit der Entscheidung für das VOIS | FB (Fundbüro) sicher nichts falsch gemacht und geht mit gutem Beispiel voran.

Herzlichen Glückwunsch Emden!
 
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GS in Zeiten von Corona

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Anwenderinnen, Anwender und Partner,

aufgrund der derzeitigen Situation um das Coronavirus möchten wir Sie darüber informieren, dass ein Großteil unserer Mitarbeiter mittlerweile ins Home Office umgezogen ist. Wir haben uns für diesen Schritt entschieden, um unseren Mitarbeiter einen möglichst hohen Schutz vor einer Infektion zu bieten aber auch um bei einer Infektion den Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten zu können.

Unser Unternehmen garantiert all unseren Kunden und Partnern aber auch in dieser Außergewöhnlichen Zeit eine vollumfängliche Ansprechbarkeit und ein im Rahmen der rechtlichen Festlegungen mögliches Dienstleistungsspektrum.

Wir wünschen allen Kunden und Partnern viel Gesundheit und hoffen auf eine schnellstmögliche Rückkehr zur Normalität.
 
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Landeshauptstadt Erfurt führt PC-KLAUS Fundbüro ein

Die Landeshauptstadt Erfurt im Herzen Thüringens ist mit knapp 214.000 Einwohnern die größte Stadt Thüringens. Auf der Suche nach einer Fundbüro Software ist die Stadtverwaltung Erfurt bei PC-KLAUS Fundbüro fündig geworden.

Nach der Ausschreibung Anfang 2019 und zwei umfangreichen Präsentationen durch GS-Computerservice, erfolgte die Auftragserteilung der Software im August 2019. Das Komplettpaket von PC-KLAUS mit einer Zukunft in der neuen VOIS Technologie hat die Stadtverwaltung Erfurt überzeugt. Desweiterem wurden neue Funktionen, wie der Etikettendruck und ein Fundbüro Liveticker im Rahmen des Projekts auf Kundenwunsch integriert.

Im Januar 2020 erfolgte dann die Installation und die Administratorenschulung, gefolgt von einer Schulung der Anwender im Februar, so das PC-KLAUS Fundbüro seit dem 27.02.2020 im Echtbetrieb läuft.

Wir bedanken uns bei der Stadtverwaltung Erfurt für das Vertrauen und freuen uns auf eine langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit!

Sie haben auch Interesse an VOIS oder PC-KLAUS? Dann setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen unverbindlichen und kostenfreien Präsentationstermin, bei dem Sie sich von einer modernen, praxisgerechten und zukunftsorientierten Softwarelösung für die Bereiche Gewerbe, Erlaubnisse, Fundbüro, Verkehrsbeschränkung, Fischereischein, Fahrschulwesen und unserem Vereinsregister überzeugen können.
 
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PC-KLAUS Fundbüro inklusive VOIS | FB jetzt auch bei der Stadt Halle (Saale)

Die Stadt Halle(Saale) ist mit knapp 240000 Einwohnern die größte Stadt in Sachsen-Anhalt. Die kreisfreie Stadt liegt im Süden des Bundeslandes an der Saale.

Bei der Suche nach einer neuen Fundbüro Software hat sich die Stadtverwaltung für PC-KLAUS Fundbüro entschieden. Im Rahmen des Ausschreibungsprozesses der Fundbürosoftware fand eine umfangreiche Präsentation Ende 2018 statt. Nach erfolgreicher Ausschreibung beauftragte die Stadtverwaltung PC-KLAUS inclusive einem Upgrade auf VOIS Fundbüro im Juli 2019.

Nach der Installation im Dezember 2019 und einer Anwenderschulung im Januar 2020 ist PC-KLAUS Fundbüro nun erfolgreich im Echtbetrieb gestartet und geht zukünftig nahtlos in die neue VOIS Fundbüro Version über.

Folgende Verwaltungen in Sachsen-Anhalt benutzen unter anderen unsere Software PC-KLAUS Fundbüro:

  • Stadtverwaltung Köthen
  • Stadtverwaltung Sandersdorf-Brehna
  • SV Osterwiek
  • SV Wernigerode
  • SV Tangerhütte

Wir bedanken uns bei der Stadtverwaltung Halle(Saale) für das Vertrauen und freuen uns auf eine langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit!

Sie haben auch Interesse an VOIS oder PC-KLAUS? Dann setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen unverbindlichen und kostenfreien Präsentationstermin, bei dem Sie sich von einer modernen, praxisgerechten und zukunftsorientierten Softwarelösung für die Bereiche Gewerbe, Erlaubnisse, Fundbüro, Verkehrsbeschränkung, Fischereischein, Fahrschulwesen und unserem Vereinsregister überzeugen können.
 
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Abgesagt – TWENTY2X 2020 in Hannover

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass die Deutsche Messe AG die Messe Twenty2x aufgrund des Corona-Virus abgesagt hat.

Die Twenty2x sollte vom 17. – 19. März 2020 in Hannover stattfinden. Auch die geplanten Workshops im Convention Center sind somit hinfällig. „Man könne die Sicherheit von Ausstellern und Besuchern an den Messetagen nicht garantieren“, so die Deutsche Messe AG. Die Twenty2x soll laut Veranstalter vom 23. bis 25. Juni 2020 nachgeholt werden. Wir informieren Sie rechtzeitig, ob der geplante Termin im Juni stattfinden wird.

Wir gehen im Moment davon aus, dass die bereits verteilten Besucherkarten Ihre Gültigkeit behalten. Sollte dies nicht der Fall sein, melden wir uns natürlich bei Ihnen.
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News vom 02.03.2020:
Auf der TWENTY2X in Hannover treffen Sie uns vom 17. bis 19. März 2020 in Halle 8, Stand A14 (DATABUND).

Im Mittelpunkt der Veranstaltung stehen neben VOIS bzw. der VOIS-Plattform mit seinen zahlreichen Fachverfahren auch unsere Online-Bürgerservices – als klassische Webanwendung oder als App. Gerne informieren wir Sie, welche Lösungen und Fachverfahren VOIS für Ihren Bürgerservice oder das Bürgeramt bereithält.

Unser Ziel ist es, Ihnen die notwendigen Werkzeuge an die Hand zu geben, um die aktuellen wie auch die künftigen Herausforderungen in Ihrer Verwaltung zu meistern. Stichworte sind hier: das Digitalisierungsprogramm des Bundes, das Online-Zugangsgesetz oder der Portalverbund.

Dazu laden wir Sie recht herzlich ein und freuen uns, Sie an unserem Stand begrüßen zu können.
 

Fachbesucher-eTickets erhalten Sie über uns. Dazu melden Sie sich bitte auf unserer Website an. Es gibt viel Neues und Interessantes zu erfahren. Wir würden uns freuen, Sie auf unserem Stand begrüßen zu dürfen. Gerne nehmen wir uns Zeit für Sie.

 
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Green2B neuer Partner im Bereich Fundbüro für die Datenlöschung, Diagnose & Vernichtung von mobilen Endgeräten

Im Rahmen unserer Fundbürosoftware PC-KLAUS und VOIS | FB prüfen wir derzeit intensiv mit welchem Serviceangebot wir unsere Fundbürosoftware weiter verbessern können. Neben dem Ziel Ihre Verwaltungsaufgaben zu erleichtern, berücksichtigen wir auch aktuelle Themen wie den Datenschutz oder den nachhaltigen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir freuen uns deshalb besonders mit Green2B einen erfahrenen Partner gewonnen zu haben.

Ab sofort bieten wir Ihnen für mobile Endgeräte aus Ihrem Fundbüro folgende Leistungen an:

  • Datenlöschung mit Rückversand an die Verwaltung
  • Datenlöschung und Funktionstest mit Rückversand an die Verwaltung
  • Datenlöschung mit anschließender Wiederverwertung oder Vernichtung

Wenn Sie in Ihrem Fundbüro Handys oder andere mobile Endgeräte mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist haben, sprechen Sie uns einfach an. Wir beraten Sie gerne zum nachhaltigen und datenschutzkonformen Umgang mit Ihren mobilen Endgeräten.

 
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Neukunden bei GS im ersten Halbjahr 2019

In der ersten Jahreshälfte zeigten sich viele Kreise, Stadt-, Amts- und Gemeindeverwaltungen an qualitativ hochwertiger, praxisorientierter und benutzerfreundlicher Software für ihre verschiedenen Fachbereiche interessiert. Die HSH Niederlassung GS-Computerservice konnte in den ersten sechs Monaten dieses Jahres insgesamt 31 neue Kunden für ihre unterschiedlichen Fachverfahren gewinnen. An erster Stelle steht in diesem Jahr dabei erstmals unser neues Fachmodul VOIS | FIS (Fischereischein). Dicht gefolgt von unsere Fundbürosoftware PC-KLAUS mit 16 Neukunden im ersten Halbjahr. Darüber hinaus wurde eine große Anzahl an PC-KLAUS Erweiterungen wie z. B. der Verkehrsbeschränkung, Gewerbemeldung oder der Gewerbe Intranet-Auskunft installiert.

VOIS bildet — in Form eines Baukastensystems — die softwareseitige und gleichzeitig organisatorische Plattform zur Integration mehrerer Fachverfahren (Einwohnerwesen, Gewerbe- und Erlaubniswesen, Fundbüro, Fischereischein, Führerscheinwesen uvm.). Weitere Details finden Sie unter www.vois.org.

Sechs Neukunden konnten zusätzlich im Bereich des Prostituiertenschutzgesetztes generiert werden. Eine große Besonderheit dabei ist, dass wir erstmals mit MIGEWA ein Produkt unseres Partners der Firma naviga im Produktportfolio haben.

Wir möchten uns an dieser Stelle bei allen Verwaltungen, Partnern und Kunden für Ihr Vertrauen bedanken und freuen uns auf eine lange und konstruktive Zusammenarbeit. Wir begrüßen dabei herzlich unsere Neukunden: Stadt Limburg an der Lahn, Verbandsgemeinde Pirmasens-Land, Stadt Erbach, Verbandsgemeinde Saarburg-Kell, Gemeinde Denklingen, Gemeinde Trittau, Gemeinde Dänischenhagen
 
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PC-KLAUS Anbindung an das Gewerbe-Service-Portal.NRW

Durch ein, in Planung befindliches, Portalgesetz werden künftig alle Kommunen in Nordrhein-Westfalen verpflichtet, Gewerbemeldungen über das Gewerbe-Service-Portal.NRW medienbruchfrei entgegenzunehmen. PC-KLAUS sowie VOIS | GESO werden eine Anbindung an das Gewerbe-Service-Portal.NRW erhalten. Die Auslieferung der PC-KLAUS Schnittstelle zum Gewerbe-Service-Portal.NRW wird noch in 2019 erfolgen. Über das neue Service-Portal werden online erfasste Gewerbemeldungen über ein Jira-System der Verwaltung zur Verfügung gestellt. Unsere PC-KLAUS IRIS kommuniziert mit dem Portal und ruft die online erfasst Daten ab und übergibt diese an PC-KLAUS. Dabei werden Informationen über den Ticket-Status, die Ticketbeschreibung sowie angehängte Dateien bereitgestellt. Durch PC-KLAUS werden diese Informationen ausgewertet. Die PC-KLAUS Schnittstelle ist ein bidirektionales System, daher ist eine Zuordnung jederzeit möglich. Gewerbemeldungen werden als XML-Datei nach XGewerbeanzeige 2.0 angeliefert.
 
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Erfolgreicher Fundbüro-Start im neuen Jahr

Schon in 2018 deute sich an, dass die Konsolidierungsphase unser Fundbürosoftware PC-KLAUS erfolgreich verläuft. Neben der Modernisierung der Programmoberfläche wurden – nicht zuletzt dank vieler anregender Kundenwünsche – zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen integriert.

Parallel zur Weiterentwicklung von PC-KLAUS Fundbüro laufen derzeit die Entwicklungen für VOIS | Fundbüro. Mit VOIS erwartet unsere Kunden eine moderne Fundbürolösung, die sich als einzelnen Fachverfahren, in einer bestehenden VOIS Plattform oder als „Software as a Service“-Lösung betreiben lässt. Damit sind wir in der einmaligen Lage, für jede Verwaltung das passende Betriebskonzept anbieten zu können. Egal für welche Betriebsart sich eine Verwaltung entscheidet, unter www.fundbuerodeutschland.de kann man jederzeit einen zentralen Fundsachenbestand für den Bürger finden.

Nachdem bereits in 2018 mehrere Neukunden – darunter auch die Stadtverwaltung Köln – im Bereich unserer Fundbürosoftware gewonnen werden konnten, freuen wir uns, auch die folgenden 19 Kommunen als erste Neukunden des Jahres 2019 bei uns begrüßen zu dürfen:

Stadt Eppstein, Stadt Hückeswagen, Stadt Wipperfürth, Verbandsgemeinde Bernkastel-Kues, Amt Sandesneben-Nusse, Stadt Aalen, Samtgemeinde Apensen, Stadt Rösrath, Gemeinde Krummhörn, Gemeinde Ratekau, Gemeinde Gautingen, Stadt Rüdesheim am Rhein, Gemeinde Berkenthin, Stadtverwaltung Wuppertal, Gemeinde Neunkirchen-Seelscheid, Stadt Braunlage, Stadt Emden, Gemeinde Glienicke/Nordbahn, Stadt Königs-Wusterhausen

Mit großer Freude nehmen wir zur Kenntnis, dass unser neues Konzept so gut angenommen wird. Wir möchten uns an dieser Stelle bei allen Verwaltungen, Partnern und Kunden für Ihr Vertrauen bedanken und freuen uns auf eine lange und konstruktive Zusammenarbeit!
 
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